 |
 |
- Praktische en concrete hulp
- Snel en vakkundig
- Resultaatgericht
- Nazorg
|
|
|
|
|
|
|
Deze opdracht is ingevuld, voor actuele vacatures ga naar:
Vacatures Altena Interim
Voor onze opdrachtgever, een productiebedrijf in Hengelo, zijn wij op zoek naar een:
Interim projectsecretaresse / document controller
Duur opdracht: 1 tot 1,5 jaar.
Standplaats: Hengelo |
|
De functie van Projectsecretaresse / Document controller is een administratieve functie, ter ondersteuning van het projectmanagement, waarin de stromen van documenten worden beheerd en de projectmanager wordt ondersteund bij andere administratieve taken. Dit betekent in de praktijk het vastleggen van verschillende documenten in een computersysteem maar ook soms papieren documenten. De documenten hebben te maken met technische projecten in de energieopwekkings-industrie. Verschillende documenten, van leveranciers, maar ook van verschillende technici waarbij bijgehouden moet worden of documenten goedgekeurd zijn door de verschillende partijen. Daarnaast worden besprekingsverslagen en acties vastgelegd. Tevens worden afspraken gepland. Kortom echt een functie waarbij je kunt spreken van een "spin in het web".
Taken:
• Documentstructuur opzetten;
• Bewaken van procedures m.b.t. documentenstroom;
• Aanspreekpunt voor documentcontroller van opdrachtgever;
• Bijhouden en registreren van verzonden en ontvangen documenten:
- Brieven, faxen, e-mails;
- Change Order requests;
- Kwaliteitsdocumenten;
- Inkoopdocumenten;
- Goederenontvangst.
• Aansturen en initiëren van reacties op documenten (bewaken van acties) en mensen binnen interne organisatie hierop aanspreken;
• Organiseren en notuleren van projectvergaderingen
- acties vastleggen;
- informeren naar status en voortgang van acties al dan niet aangegeven door projectleider.
Verantwoordelijkheden:
• Opzetten van documentstructuur;
• Bewaken van documentstructuur;
• “Spin in het web” m.b.t. alle ingaande en uitgaande correspondentie
Bevoegdheden:
• Projectteamleden aanspreken op lopende acties binnen het betreffende project
|
|
• Opleidingsniveau HBO of HBO werk/denkniveau
• Kan nauwkeurig werken
• Ervaring met Microsoft Excel en Word
• Beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
• Zelfstandig kunnen handelen
• Affiniteit met techniek
• Goede communicatieve vaardigheden
• Praktisch, resultaatgericht
• Kan goed in teamverband opereren
|
|
|
|
|
|
|
